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Y
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
I. AVISO LEGAL
1. El sitio web www.roclaw.co (en adelante “el sitio”) es de titularidad de, y operado por, RAISBECK & CASTRO S.A.S. (en adelante “r&c”), sociedad colombiana, válidamente constituida y actualmente existente, dedicada a la prestación de servicios legales en diferentes campos del derecho en Colombia.
2. Todo el contenido del sitio tiene una finalidad exclusivamente informativa y de ninguna manera se podrá entender el uso del sitio como una asesoría legal. El sitio y la información contenida en el sitio no reemplazan de ninguna manera el asesoramiento de un abogado, y no deben utilizarse para tomar decisiones de carácter legal. r&c ni ninguno de sus socios o empleados, serán responsables por el uso que usted le dé al sitio o a la información contenida en el sitio, ni por los daños o perjuicios que puedan causarse, directa o indirectamente, por el uso del sitio o la información contenida en el sitio.
3. El uso del sitio para obtener información, o para enviar información o solicitudes a r&c, de ninguna manera genera una relación contractual o de cualquier otra índole con r&c. En caso de requerir una asesoría legal de r&c, deberá entrar en contacto directo con un abogado adscrito a r&c y solo existirá una relación contractual entre r&c y usted en caso de suscribirse por escrito un contrato de asesoría legal entre usted y r&c.
4. No deberá enviar información confidencial, secreto empresarial u otra información con carácter reservado a r&c, a menos que r&c la solicite de usted de manera expresa y por escrito, dado que el envío de información a r&c como tal no genera ninguna obligación profesional en cabeza de r&c de mantener la confidencialidad, secrecía o reserva sobre dicha información, ni genera por sí mismo ninguna relación cliente-abogado.
5. Cualquier información que usted envíe a r&c deberá ser verdadera y de ninguna manera deberá suplantar a otras personas o identificarse o representarse como persona diferente. Enviar a r&c información que no cumpla estos criterios podrá acarrear sanciones legales.
II. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE PERSONAS NATURALES Y/O JURÍDICAS
1. OBJETIVO
Por medio de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales se da cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el capítulo III del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que regulan los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley. Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de Tratamiento de datos de carácter personal que realiza RAISBECK & CASTRO S.A.S. (en adelante r&c), a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data en el marco de lo establecido en la mencionada Ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política y las demás normas que las modifiquen, aclaren, reglamenten o adicionen.
2. ALCANCE
Esta Política Interna es aplicable al Tratamiento de los datos de carácter personal que estén contenidos en Bases de Datos de r&c.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable del tratamiento de datos es la firma r&c con domicilio en la calle 90 No. 19-41 of. 404, Bogotá D.C, con correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla. y telefono: +57 (1) 7043275.
4. DEFINICIONES
4.1. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
4.2. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
4.3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4.4. Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
4.5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
4.6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las Bases de Datos o el Tratamiento de los datos.
4.7. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
4.8. Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4.9. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4.10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. MARCO NORMATIVO
5.1. Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
5.2. Ley estatutaria No. 1266 del 31 de diciembre de 2008
5.3. Ley estatutaria No. 1581 del 17 de octubre de 2012
5.4. Decreto 1377 del 27 de junio de 2013
5.5. Decreto 886 de 13 de mayo de 2014
5.6. Circular Externa No. 002 de 03 noviembre de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
6. DESARROLLO
6.1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD.
El Tratamiento que r&c le dará a los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos y la finalidad del mismo, será el establecido en el Aviso de Privacidad.
6.2. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR
Sin perjuicio de los demás derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las aclaren, modifiquen, reglamenten o adicionen, los Titulares tienen derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a r&c en su condición de Responsable del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a r&c salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por r&c, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la Autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6.3. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
La Dirección del área administrativa de r&c es la dependencia ante la cual los Titulares podrán elevar sus solicitudes para que r&c, como Responsable del Tratamiento, adelante las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del Titular.
6.4. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
6.4.1. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos: La solicitud de consulta o reclamo debe ser presentada a través del correo electrónico habilitado por r&c, de acuerdo con lo establecido en el Aviso de Privacidad y deberá contener como mínimo, la siguiente información:
a.) Identificación del Titular: Nombre completo y domicilio del Titular o la indicación de cualquier otro medio para recibir la respuesta por parte del Responsable del Tratamiento.
b.) Identificación del Causahabiente: En caso de ser causahabiente, deberá enviar los documentos que acrediten dicha calidad respecto del Titular de los Datos Personales.
c.) Descripción de los Datos personales: Descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer alguno de los derechos.
d.) Reclamo: En el evento de reclamo, el Titular o su causahabiente deberá describir los hechos que dan lugar al reclamo junto con los documentos que sustenten el mismo.
e.) Otros: Cualquier documento adicional a los mencionados anteriormente que permitan identificar la vinculación del Titular con r&c como: empleado, proveedor, cliente u otro.
6.4.2. Tiempos de respuesta
Las solicitudes de consulta y reclamo serán respondidas dentro de los términos contemplados en el Título V de la Ley 1581 de 2012 o en los términos de las normas que los aclaren, adicionen o modifiquen.
6.4.3. Medios habilitados para consultas y reclamos
La consulta o reclamo deberá hacerse mediante comunicación escrita, bien sea física o digital, dirigida la Dirección Administrativa de r&c utilizando la información contenida en el numeral 3 del presente documento.
7. AVISO DE PRIVACIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Aviso de Privacidad para el Tratamiento de Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de r&c le informará al titular sobre la existencia de la presente política y la forma como puede obtener acceso a la misma.
8. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los deberes del Encargado del Tratamiento de Datos Personales serán los establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
9. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES NACIONALES E INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES
El contrato que suscriba r&c con los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales bajo su control y responsabilidad deberá contener:
➢ Alcances del Tratamiento;
➢ Actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable del Tratamiento de los Datos personales;
➢ Obligaciones del Encargado para con el Titular.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente que regula la protección de datos, r&c cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Para r&c la información es un activo fundamental para la prestación de sus servicios, razón por la cual existe un compromiso expreso de protección de la misma, bajo la administración de riesgos y la consolidación de una cultura de seguridad. r&c emplea un modelo de seguridad de la información basado en las herramientas administrativas de Google debido a que estas permiten identificar y minimizar los riesgos a los cuales está expuesta la información, de esta manera se reducen costos administrativos.
Se cuenta con un proceso de seguridad realizado por el administrador del área informática, quien acompaña, supervisa y brinda soporte a cada uno de los procesos de seguridad. Abarcando los siguientes tópicos:
➢ Acuerdo de confidencialidad
➢ Uso adecuado de los archivos digitales
➢ Acceso a Internet
➢ Correo electrónico
➢ Protección contra software malicioso
➢ Copias de respaldo
➢ Medios móviles o magnéticos
➢ Control de acceso lógico
➢ Gestión de contraseña de usuario
➢ Identificación de requerimientos de seguridad
11. DATOS SENSIBLES
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por r&c, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud. En todo caso, r&c se abstendrá en la medida de lo posible de recolectar datos sensibles del titular y le dará un tratamiento según lo estipulado en el Artículo 5 de la ley 1581.
12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA Y DURACIÓN
La presente política, comenzará a regir a partir de la fecha de su expedición. Los Datos Personales frente a los cuales se realice el Tratamiento en alguna de nuestras Bases de Datos, permanecerán en ellas el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, y para las cuales fueron recolectados.
13. ANEXOS
ANEXO I - AVISO DE PRIVACIDAD DE RAISBECK & CASTRO S.A.S.
Sociedad constituida bajo las leyes de Colombia, con domicilio en Bogotá D.C., actuando como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, informa a todos sus grupos de interés que cuenta con una Política de Tratamiento de la información.
El presente Aviso de Privacidad establece los términos y condiciones en virtud de los cuales r&c con domicilio en la calle 90 No. 19-41 Of. 404 Bogotá, realiza el Tratamiento de Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos.
La información y Datos Personales suministrados a r&c podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos o transferidos total o parcialmente a las diferentes áreas de la firma, así como a contratistas y asociados, cuando ello se requiera con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, principalmente para cumplir y desarrollar de la mejor manera los fines misionales de r&c.
Como Titular de sus Datos Personales usted tiene derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a r&c en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a r&c salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por r&c, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales..
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la Autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Si usted, como titular desea hacer uso de uno o varios de sus derechos enunciados anteriormente y/o conocer la política de tratamiento de datos de r&c, agradecemos se comunique con nosotros através del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla. o al teléfono: +57 (1) 7043275 solicitando orientación del proceso creado para ese fin, que ha sido descrito y reglamentado en la política de tratamiento de datos de r&c.
